Qué archivos subes y cuáles no

Subir un archivo a Copilot es lo que más tiempo te ahorra y lo que más problemas te puede traer. Un PDF de 40 páginas resumido en un minuto es una maravilla. Un Excel de clientes en la cuenta equivocada es un problema serio para ti y para la empresa.

El escáner del aeropuerto

Piensa en la maleta que pasa por el escáner del aeropuerto. La ropa pasa sin problema. El perfume grande pasa si va en la bolsita y en la cantidad permitida. Y hay cosas que no pasan nunca, por más que las envuelvas bien. Con los archivos es lo mismo.

El semáforo

• Verde, va tranquilo: manuales y normas públicas, tus borradores, presentaciones tuyas sin datos de clientes, plantillas en blanco.
• Amarillo, con cuidado: datos de clientes, contratos, reportes internos. Solo en el Copilot del trabajo con el escudo verde, y con lo mínimo. Si para el análisis no necesitas nombres ni teléfonos, borra esas columnas antes.
• Rojo, no va: contraseñas y accesos, datos de salud o sueldos de otras personas, documentos con etiqueta de muy confidencial, y cualquier archivo del trabajo en tu Copilot personal, ChatGPT o Claude personal.

Las etiquetas mandan

Muchas empresas marcan los documentos con etiquetas como “Confidencial”. Copilot las respeta: si la etiqueta no deja usar el archivo, Copilot no lo usa. Y si lo usa, la respuesta hereda la etiqueta. No le busques la vuelta con capturas o copiando el texto a otro archivo.

Antes de subir, tres preguntas

1. ¿Estoy en la cuenta del trabajo, con el escudo verde?
2. ¿La política de IA de mi empresa permite este tipo de archivo?
3. ¿Necesita Copilot todo el archivo, o solo una parte?

La regla corta: si dudas, pregunta antes de subir.

Me pasó a mí

Cuando no estoy seguro, le pregunto a sistemas o a mi jefe. Nadie te va a regañar por preguntar; sí por subir lo que no tocaba.